Você já se perguntou sobre o que é uma Ordem de produção?
A Ordem de Produção, também conhecida como OP, é um comando para a produção de um determinado item, feita por meio de um documento que reúne todas as especificações do item e os detalhes sobre o seu processo de fabricação.
O termo “produção” pode ser substituído por similares, dependendo da empresa ou sistema utilizado, dentre eles:
- Trabalho;
- Fabricação;
- Serviço;
- Montagem;
- Corte.
E muitos outros possíveis nomes que envolvem diferentes siglas: OT, OF, OS, entre outras.
Caso haja dúvidas sobre o assunto, o post de hoje vai te ajudar, pois vamos detalhar o que é a ordem de produção, para que ela serve, qual a sua importância e quais informações devem constar nela e muito mais!
O que é a Ordem de Produção?
Ordem de produção é o documento necessário para executar qualquer processo produtivo em uma empresa, cujo objetivo é fazer a categorização, organização e controle da produção ou do estoque da empresa, a fim de permitir uma visão completa da cadeia produtiva para os gestores.
A produção de um item em uma fábrica só é autorizada após a criação da ordem de produção, já que é ela quem traz todas as informações necessárias para iniciar esse processo.
Os objetivos da OP estão ligados a organização do fluxo de trabalho de modo a impulsionar a eficiência operacional, já que ao organizar os processos, a OP simplifica também a administração do estoque e das finanças do negócio.
Por que ela é importante?
A ordem de produção desempenha um papel fundamental na administração empresarial, pois ela orienta você e sua equipe na condução do processo produtivo, desde o planejamento inicial até o controle da produção e gestão de compras, até as fases finais.
Sem as OP’s a produção fica desorganizada, resultando em atrasos, desperdícios de materiais, registros imprecisos sobre as quantidades e estoque, excesso ou até a escassez de itens no estoque, entre outros problemas.
Quais informações ela deve conter?
Uma ordem de produção deve conter todas as informações importantes para se iniciar a fabricação de um produto, incluindo um código de rastreamento para acompanhar os itens produzidos. Alguns dados que compõem uma OP são:
- Número de identificação;
- Data de emissão;
- Lista de matérias-primas necessárias para o processo de fabricação;
- Quantidade requerida de cada matéria-prima;
- Prazos para montagem e entrega;
- Quantidade total de itens a serem produzidos;
- Matérias-primas específicas atribuídas a cada produto;
- Outras especificações pertinentes ao item fabricado;
- Qualquer outra informação relevante.
Ressaltamos que quanto mais completa for a ordem de produção, mais informações úteis os colaboradores terão à disposição para realizar a produção dos itens.
Tipos de Ordem de Produção
Existem dois tipos principais de OP’s que estão relacionados a diferentes abordagens de produção: a contínua e a por encomenda. Vamos ver mais sobre cada uma delas.
Ordem de produção contínua
Como o seu nome indica, esse tipo de OP é utilizado quando a fabricação segue uma demanda em massa, conforme com a programação padrão da indústria ou da empresa em questão.
É uma OP rotineira, que descreve os processos internos comuns dentro das atividades de cada setor e conforme com as demandas dos clientes. Sua principal finalidade é controlar a qualidade, fornecer uma previsão de armazenamento de produção e gerenciar o estoque.
Na produção contínua, a ideia é produzir um grande volume de um mesmo item, esse tipo de OP tende a conter menos informações sobre personalização e mais orientações sobre a padronização dos produtos.
Ordem de produção sob encomenda
Essa OP concentra-se na personalização e é frequentemente usada para atender a solicitações específicas na produção de um item.
Ao contrário do tipo anterior, na OP sob encomenda há variações significativas em aspectos como:
- Quantidade;
- Prazo de entrega;
- Equipamentos necessários para a fabricação;
- E outros detalhes relevantes.
Todas essas especificações são sempre feitas conforme as solicitações do comprador.Esse tipo de documento é importante para auxiliar no controle financeiro e na estimativa da matéria-prima necessária.
Observações
Em relação aos dois tipos de OP’s apresentadas, seja a contínua ou a sob encomenda, é importante ressaltar que o ideal é que esses documentos contenham o máximo de informações possíveis para garantir que a produção ocorra sem contratempos.
Como emitir uma OP?
Dependendo do método de fabricação utilizado, o processo de geração das OP’s pode variar. Em modelos de produção sob encomenda, as ordens são desencadeadas pelos pedidos de venda recebidos. Enquanto, na produção contínua, as ordens são originadas a partir do sistema de planejamento da produção, que se baseia na previsão de vendas, seguida pelo plano de produção (ou MPS) e pelo MRP I.
Independentemente do método adotado, é importante que a empresa conte com um software eficiente, capaz de gerar essas ordens automaticamente e integrar-se perfeitamente com os departamentos.
Ordem de produção planejada
Uma OP pode nascer como: planejada, confirmada ou liberada, tudo vai depender da configuração do sistema de geração de ordens de produção que atenda o seu ambiente de produção.
A primeira etapa envolve o planejamento da ordem de produção, que pode acontecer de várias maneiras:
- OP’s para a fabricação de produtos acabados são planejadas no plano de produção, onde o sistema enxerga a combinação entre a previsão de vendas e pedidos confirmados, e também gera os documentos necessários para atender a essas demandas.
- OP’s para fabricação de produtos em processo, sejam eles semiacabados ou intermediários, geradas no plano de produção após a geração das OP’s planejadas para produtos acabados.
Ordem de produção confirmada
Após o planejamento, é importante confirmar a ordem. Geralmente, o planejamento é realizado por meio de cálculos em um software de gestão, e é necessário que alguém responsável valide o resultado calculado pelo sistema, já que entre o planejamento e o início da produção podem surgir imprevistos.
Caso aconteça imprevistos, é recomendado realizar um novo planejamento antes de confirmar as ordens de produção e nesse planejamento modificado podem ser incluídas algumas ordens planejadas anteriormente que precisam ser canceladas ou alteradas.
Quando tudo estiver conforme o planejado e a equipe seguir com o novo planejamento, a OP será confirmada.
Ordem de produção liberada
Pode soar peculiar, mas a realidade é que, mesmo após a confirmação, é necessário liberar a ordem de produção.
Nesta fase, a equipe se assegura de que a documentação, materiais e outros recursos estejam prontos para a liberação do início da produção. É também o momento em que os seus empenhos são desbloqueados.
Ordem de produção requisitada parcialmente e requisitada totalmente
Depois da ordem de produção ser liberada, inicia-se o processo de requisição dos materiais por meio do sistema de gestão. Em outras palavras, os materiais especificados no empenho para essa OP, conforme a quantidade planejada na lista de materiais do produto, serão transferidos do almoxarifado para o setor de produção.
Com todos os materiais empenhados requisitados, a ordem prosseguirá para a fase de estar totalmente requisitada.
Ordem de produção encerrada parcialmente e totalmente
Após a conclusão da produção, a ordem pode ser parcialmente encerrada ou encerrada totalmente.
Os materiais em produção são retirados, enquanto o produto da ordem, que pode estar semiacabado ou acabado, é transferido para o estoque apropriado -seja para produtos totalmente finalizados ou para armazém destinado a itens ainda em processo de acabamento.
Ordem de produção cancelada
Não precisamos falar muito, não é mesmo? Contudo, a ordem de produção pode eventualmente ser cancelada, o que interromperia também o seu ciclo de vida.
Como acompanhar a OP durante o processo de produção?
Após a requisição da ordem de produção e o início da produção do item, é possível realizar o apontamento da produção, sempre fornecendo estimativas de começo e fim de cada operação.
O apontamento traz inúmeros benefícios para a empresa, pois auxilia significativamente na avaliação do progresso da ordem de produção, permitindo verificar quais etapas que foram concluídas e qual a porcentagem de conclusão de cada etapa faltante.
Essas operações constituem as etapas do cronograma de produção, é nesse momento em que se obtém uma indicação mais precisa sobre o início e o fim de cada ciclo, proporcionando uma clareza na visualização do progresso de cada ordem de produção, incluindo as etapas já concluídas e o seu progresso.
Deste modo, é importante que a equipe de monitoramento esteja sempre atenta a pontos como: consumo de matérias-primas, tempo de produção e a execução do cronograma diário de trabalho.
O registro adequado é crucial para que a análise posterior feita pelos colaboradores e/ou equipe gestora gere insights valiosos sobre as áreas que necessitam de melhorias nos próximos ciclos, assim como os pontos positivos que devem ser mantidos visando uma melhoria contínua.
Com o apontamento, é possível acompanhar os detalhes de cada uma das operações, desde do começo até o fim, o que proporciona um entendimento abrangente do progresso da ordem de produção.
Como calcular os gastos?
Para obter uma análise mais precisa dos custos de cada produção, sua empresa precisa considerar uma variedade de fatores, dentre eles:
- Custo de mão de obra: isso envolve calcular o custo do trabalho por hora de cada profissional que estiver envolvido em cada uma das etapas de produção;
- Custo por hora de uso de equipamentos e maquinários necessários para o processo de fabricação;
- Custo de matéria-prima e demais insumos utilizados na produção;
Além dos itens que mencionamos acima, é importante que sua empresa identifique e avalie os custos indiretos. Isso permite obter uma média mensal dos custos de produção, bem como analisar o desempenho em termos de lucratividade e identificar oportunidades de redução de prejuízos e desperdícios.
Para simplificar o controle e cálculo desses custos, é indicado utilizar sistemas automatizados que possuam recursos para o registro de despesas. Isso não vai apenas facilitar o controle financeiro mensal, mas também fornece um histórico que permite acompanhar a evolução do seu negócio ao longo do tempo.
A importância de automatizar suas OP’s
Automatizar o processo de emissão das ordens de produção em sua empresa é extremamente importante, pois ajuda otimizar a sua capacidade operacional, aumentando a produtividade ao mesmo tempo, em que a qualidade se mantém em alta e buscando uma melhoria contínua.
O uso de um sistema de gestão de ordens de produção possibilita à sua empresa aprimorar sua produtividade, ao mesmo tempo, em que economiza tempo e recursos, reduzindo os erros durante o processo de fabricação e evita desperdícios.
Sem contar com a ajuda de uma tecnologia para essa finalidade, sua equipe enfrentará uma camada adicional de burocracia em sua rotina, o que pode comprometer a precisão dos dados e privar a sua empresa dos benefícios de um sistema automatizado de emissão de OP’s.
